Definición y tipos de informes.

Definición y  tipos de informes

El informe es una descripción escrita u oral de las circunstancias y características de una situación o suceso. Este puede incluir tanto una interpretación por parte de quien lo emite así como también sus recomendaciones. Los informes pueden ser clasificados de distintas maneras:

El informe es un documento que tiene el objetivo de dar a conocer una situación y todos los hechos o eventos que le rodean o que influyeron para que se presentara dicha situación. La finalidad de este texto es entonces el difundir.

El informe es el resultado de una investigación, en este texto se presentan las cifras, datos y métodos utilizados para llegar a un resultado.

Tanto el informe como otros medios de comunicación tienen sus respectivas partes como:

1.   Portada: Datos del escritor o autor y el título del informe.

2.   Título: Debe dar una idea clara de demostrar de lo que trata el texto

3.   Introducción: Es una breve reseña de lo que trata el tema que vamos a estudiar.

4.   Cuerpo: Es la información principal y completa del tema.

5.   Conclusiones: Aquí se presentan los resultados más importantes que permiten responder las interrogantes planteadas.

6.   Bibliografía: Es el ordenamiento alfabético y por fecha de la literatura usada para responder todas las inquietudes y plantear las ideas del trabajo.

Existen muchos tipos de informes entre ellos:

Informe Científico: Es aquel mediante el cual los científicos exponen los resultados de sus investigaciones.

Informe Contable: Los informes contables son aquellos que presentan la situación financiera de una empresa basada en una investigación de los estados financieras de la misma.

De divulgación: esta clase de informes, en cambio, pueden ser confeccionados a pedido de una organización pero, a la par, suelen ser enviados a distintos medios de comunicación para que divulguen los datos presentados de forma masiva. Esto hace que la redacción y el contenido de estos informes deban ser sencillos a fin de que no sólo sean fáciles de comprender, sino también de difundir a la opinión pública, que se caracteriza por ser sumamente amplia. Muchas veces, estos informes funcionan entonces como disparadores de noticias y entrevistas en la prensa.

Expositivos: estos informes aspiran a ser lo más objetivos posibles a la hora de describir el estado de situación de aquello que se aborde. Para alcanzar el tono neutral, el autor del mismo debe evitar sacar conclusiones de cualquier especie. Además, tampoco se deben incluir interpretaciones ni análisis del tema en cuestión ni tampoco expresar recomendación alguna. Lo ideal para lograr todo esto es comenzar el informe con un breve resumen sobre cómo era la situación anterior a que haya ocurrido el hecho a analizar, para luego describir a esta última de manera más detallada. De esta forma, es el propio receptor del informe el que puede sacar las conclusiones sobre los motivos de los cambios o problemas que se hayan percibido, sin que haya ningún juicio de valor o advertencia por parte del redactor.

Interpretativo: a diferencia de los informes expositivos, los interpretativos no se limitan a exponer los hechos y describirlos, sino que al mismo tiempo expresan interpretaciones hechas por parte del o los autores del comunicado. Las interpretaciones que se expongan siempre deben estar fundamentadas con hechos o cuestiones que hayan sido explicados previamente en el informe y, a la vez, argumentar las relaciones que se establecen entre los mismos para llegar a determinadas observaciones. De esta manera, quien reciba el informe podrá sacar sus propias conclusiones, más allá de las apreciaciones del autor, ya que cuenta con los datos para hacerlo. De hecho, esto permite que las conclusiones u observaciones de ambos resulten diferentes.

Demostrativos: se caracterizan por presentar no sólo hechos sino que estos van acompañados por comentarios y observaciones de su autor. Para que cumplan su función correctamente, es necesario que en la publicación ambos aspectos queden claramente distinguidos, para que de esta forma su receptor identifique cuándo es opinión y cuando un hecho concreto. También, se deben dejar en claro cuáles fueron los acontecimientos que llevaron al autor a tener determinadas opiniones frente al tema, para que de esta forma el lector pueda juzgarlas como válidas o desecharlas y limitarse a hacer uso de la información concreta. De todas formas, se debe tener en cuenta que el receptor del informe confía en las opiniones del autor, motivo por el cual le solicita la confección del mismo, por lo que sus conclusiones suelen ser muy valoradas.

Características del informe

Claro: sin utilizar terminología sofisticada y que tenga comprensión

Objetivo: ha de estar soportado por los papeles de trabajo del auditor y se independiente de los intereses de los destinatario

Conciso: debe evaluar las cuentas anuales auditadas de la forma más breve posible

Oportuno: tiene que emitir una opinión sobre los E.E.F.F.  Considerando los hechos posteriores.

Objetivos de los informes

ü  Generales

ü  Informar

ü  Persuadir

ü  Obtener resultados

Principios básicos de redacción

ü  Precisión

ü  Síntesis

ü  Simplicidad

ü  Corrección

Sugerencias sobre el estilo de redacción

ü  Ordenamiento

ü  Las  palabras

ü  Las oraciones

ü  Nexos gramaticales

Estándares de calidad del informe

ü  Directo

ü  Sucinto

ü  Apropiado

ü  Persuasivo

ü  Constructivo

ü  Orientado al resultado

Estándares

Directo:

Ø  Las conclusiones al principio

Ø  Los puntos principales en primer lugar

Ø  La idea principal al comienzo

Sucinto

Ø  Detalle limitado

Ø  Seleccionar los ítems de mayor importancia

Apropiado

Ø  Considerar los intereses de los destinatarios

Ø  Seleccionar el tono de escritura adecuada

Persuasivo

Ø  Respalda las conclusiones en forma terminante

Ø  Incluir el efecto real o potencial

Constructivo

Ø  Balancear lo positivo y lo negativo

Ø  Incluir las causas de los problemas

Orientado a resultados

Ø  Incluir recomendaciones

Como atraer la atención del destinatario

1.    Considera el rol del destinatario

2.    Fijar la conclusión directamente

3.    Diseñar aperturas para guiar al lector

4.    Elegir la información de mayor interés

Se requiere de dos reglas

1.    El texto escrito debe leerse independientemente de las tablas, gráficas, anexos

2.    Cada tabla o gráfica presentada en una sola idea, con el objeto de permitir respaldo

Revisión final

Es la medida que los tiempos de emisión lo permitirá, se aconseja dejar pasar un tiempo después de haber terminado la redacción del informe, para revisarlo. Leerlo, se afrontara una vez más con nuestra compresión y se tendrá una idea más aproximada