HALLAZGOS

¿QUÉ ES UN HALLAZGO?  

La palabra “hallazgo” tiene muchos significados y connotaciones, además transmite una idea diferente a distintas personas.  En auditoría: se les emplea en un sentido crítico y se refiere a cualquier  situación deficiente y relevante que se determine mediante procedimientos de auditoría sobre áreas críticas. Surgen de un proceso de comparación entre “lo que debe ser” y “lo que es”.  El término hallazgo no abarca las conclusiones del auditor basadas en el análisis del significado e importancia de los hechos y otra información, y las recomendaciones y disposiciones resultantes, es decir, un hallazgo es la base para una o más conclusiones, recomendaciones y disposiciones pero éstas no constituyen parte del mismo.  

REQUISITOS BÁSICOS EN UN HALLAZGO DE AUDITORÍA 

Los siguientes constituyen los requisitos básicos de cualquier hallazgo de auditoría: 

·        Importancia relativa que amerite su desarrollo y comunicación formal.

·        Basado en hechos y evidencias precisos que figuren en los papeles de trabajo.

·        Objetivo, al fundamentarse en hechos reales.

·        Basado en una labor de auditoría suficiente para respaldar las conclusiones resultantes.

·        Convincente para una persona que no ha participado en la ejecución de la auditoría.

Conviene destacar que un hallazgo no es favorable a la entidad auditada. La cantidad de labor necesaria para desarrollar y respaldar un hallazgo depende de las circunstancias y el juicio profesional del auditor. Es importante que la presentación del hallazgo no conduzca a conclusiones erróneas y que su contenido esté plenamente justificado por la labor de auditoría efectuada. 

FACTORES A SER CONSIDERADOS AL DESARROLLAR LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA 

Los auditores que participen en el equipo de auditoría, deben estar capacitados en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y tener un punto de vista realista para hacer juicios y llegar a conclusiones. Los factores que se deben tener en cuenta son los siguientes: 

·        Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurrió el hecho o se efectuó la transacción bajo examen y no aquellas existentes al momento de efectuar el examen. 

·        La índole, complejidad y magnitud de las operaciones que se están evaluando.A pesar de que el auditor siempre está interesado en mejorar el rendimiento, no hay que pensar que debe criticarse cualquier asunto que no es perfecto. El adoptar un punto de vista de esta naturaleza, no significa que no se informará a la administración de la entidad sobre asuntos importantes, junto con las recomendaciones y disposiciones para lograr mejoras.  

·        La necesidad de someter el hallazgo potencial o un análisis honesto y crítico.La práctica de hacer el papel de “abogado del diablo” es muy útil para identificar puntos débiles en los hallazgos potenciales. Por lo tanto, el auditor debe observar normas muy altas de objetividad y estar en guardia para evitar hallazgos que requieren gran inversión de tiempo y esfuerzo al tratar de desarrollarlos adecuadamente, sin alcanzar buenos resultados. 

·        La labor de auditoría debe ser lo suficientemente completa para presentar una base sólida para las conclusiones, disposiciones y recomendaciones y para poder demostrar claramente su propiedad y racionalidad a terceras personas en forma convincente. No se puede asumir que otros aceptarán las conclusiones, disposiciones y recomendaciones simplemente porque el auditor las manifiesta. 

·        Diferencias de opiniónAl ejercer las facultades discrecionales, los funcionarios de la entidad pueden tomar decisiones con las cuales el auditor no está de acuerdo. No deben criticarse tales decisiones si parecen estar basadas en consideraciones adecuadas de los hechos disponibles en el momento. Tampoco debe criticárselas solamente porque el auditor tiene una opinión distinta acerca de la naturaleza de la decisión que debía haber sido tomada.   

·        No se debe sustituir el juicio del auditor o el de los funcionarios de la entidad.En estas circunstancias, las conclusiones, disposiciones y recomendaciones deben basarse en los resultados o el efecto de la decisión en cuanto al programa, operaciones, gastos, entre otros, de la entidad.  

PASOS A SEGUIRSE EN EL DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA 

El proceso de desarrollo de un hallazgo implica por lo regular, los siguientes pasos: 

1)      Identificar la condición o asuntos deficientes, según se les mida en comparación con criterios aceptables, que generalmente son formas demostradas de hacer mejor las cosas. Algunos criterios aceptables pueden ser los establecidos por las directivas o políticas de la empresa, y si éstos no han sido establecidos por el auditor tiene que desarrollarlos y enunciarlos con sumo cuidado. 

2)    Identificar las líneas de autoridad y de responsabilidad con respecto a las operaciones implicadas. 

3)    Determinar las causas de la deficiencia.

4)    Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condición muy difundida. 

5)    Determinar los efectos negativos que produce la deficiencia.

6)    Obtener comentarios de las personas u organismos directamente interesados, que pueden estar afectados en forma adversa por el hallazgo.

7)    Determinar las conclusiones de auditoría, con base en la evidencia acumulada. 

8)    Determinar las acciones correctivas, disposiciones o recomendaciones que permitan introducir mejoras. La labor efectuada, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas en el desarrollo de los hallazgos deben estar ampliamente respaldadas y documentadas en los papeles de trabajo, conforme se va efectuando la labor.

Elementos que comprende el resumen de hallazgos

El resumen de hallazgos constituye un proceso anterior a la redacción del tipo de producto que el auditor o encargado debe preparar al finalizar la etapa de examen, por lo tanto, a pesar de que la información suministrada también sirve de base para la redacción, el formato de las anotaciones en la citada hoja (véase cuadro adjunto) debe ser esquemático, concreto y con ideas principales que sirvan de base para la discusión y aprobación de los hallazgos por parte del equipo de trabajo. Al elaborar la hoja resumen, se debe definir la condición, el criterio, las causas y los efectos de cada hallazgo, así como otros elementos asociados, para lo cual debe atender los siguientes conceptos contenidos en ella:

1)   Condición

Constituye la situación encontrada respecto de una operación, actividad o transacción. La condición refleja el grado en que los criterios están siendo logrados o aplicados.

2)   Criterio

Es la norma, valor o medida contra la cual se compara los resultados (condición) obtenidos al ejecutar el programa.

3)   Efecto

Es el resultado o consecuencia real o potencial que resulta de la comparación entre la condición y el criterio que debió ser aplicado. En la redacción del producto del estudio realizado, los efectos deben desarrollarse al punto de que justifiquen la recomendación y en la medida de lo posible deben definirse en términos cuantitativos. Su establecimiento ayuda a demostrar la necesidad de acción correctiva y provee evidencia sobre la importancia del hallazgo.

4)   Causa

Es la razón o razones fundamentales por las cuales se presentó la condición, o es el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Cuando se redacta el producto, la causa debe ser desarrollada hasta el punto donde su corrección prevenga la recurrencia de un hallazgo negativo o fortalezca las acciones de la Administración respecto a determinadas operaciones.

5)   Conclusiones

Las conclusiones son deducciones lógicas consecuencia de los hallazgos encontrados, establecen si los objetivos del estudio han sido alcanzados y deben ser formuladas con absoluta independencia de criterio, objetividad, claridad y responsabilidad. Los miembros del equipo son individualmente responsables por las conclusiones preparadas sobre el trabajo realizado por cada uno y los criterios que han aplicado. Todas las conclusiones resultado de la investigación deben ser revisadas por el Auditor o encargado del equipo.

6)   Recomendaciones

El propósito de las recomendaciones es establecer las mejoras necesarias para prevenir, corregir o fortalecer las situaciones observadas durante el estudio. Deben estar directamente relacionadas con las causas determinadas en los hallazgos.

7)   Fundamentos apropiados

Se debe evaluar la evidencia recopilada que sustenta los resultados del estudio, con el fin de verificar que se encuentran fundamentados apropiadamente. En caso negativo se evalúa la posibilidad de establecer procedimientos adicionales para recopilar la evidencia necesaria.

8)   Estrategia de reporte

Con base en el análisis de los elementos anteriores, se indica la estrategia que se podría utilizar para comunicar esos resultados a la Administración, que puede ser mediante productos parciales por proyecto o un solo producto final.

Niveles de confección y aprobación del documento

La hoja resumen de hallazgos será elaborada y revisada por los funcionarios competentes, de acuerdo con la organización de la Auditoría Interna.